Storio a Chadw dogfennau Ewyllys Crynodeb Gweithredol o Ymateb y Llywodraeth

←

Storio a Chadw dogfennau Ewyllys Crynodeb Gweithredol o Ymateb y Llywodraeth gan Llywodraeth y DU

→

Storio a Chadw dogfennau Ewyllys
Crynodeb Gweithredol o Ymateb y Llywodraeth

Cefndir

Cyhoeddwyd y papur ymgynghori Storio a Chadw dogfennau Ewyllys ar 15 Rhagfyr 2023. Roedd yn gwahodd sylwadau ar newidiadau posibl i'r gofyniad statudol presennol fod ewyllysiau gwreiddiol a dogfennau ategol yn cael eu cadw gan yr Uchel Lys i'w harchwilio am gyfnod amhenodol.

Y cynnig oedd, ar ôl cyfnod penodol (awgrymodd yr ymgynghoriad 25 mlynedd) mai dim ond copïau digidol llawn o ewyllysiau a fyddai'n cael eu cadw, a byddai'r dogfennau papur yn cael eu dinistrio unwaith y byddant wedi'u digideiddio. Y cyddestun ariannol a oedd yn llywio’r cynnig oedd y ffaith bod GLlTEF ar hyn o bryd yn talu £4.5 miliwn y flwyddyn i gontractwyr storio ewyllysiau a dogfennau ategol, gyda'r archif ewyllysiau o 110 miliwn yn cynyddu o ran maint a chost bob blwyddyn. Roedd yr ymgynghoriad hefyd yn cynnig y dylid cadw ewyllysiau ffigurau cyhoeddus nodedig a gwahoddwyd pobl i roi eu barn ar y meini prawf ar gyfer hyn.

Daeth y cyfnod ymgynghori i ben ar 23 Chwefror 2024 ac mae'r crynodeb gweithredol hwn yn crynhoi'r ymatebion a sut y dylanwadodd y broses ymgynghori ar ddatblygu ymhellach y polisi yr ymgynghorwyd arno.

Crynodeb o'r ymatebion

Cafwyd cyfanswm o bron i 1600 o ymatebion i'r papur ymgynghori. O'r rhain, roedd y mwyafrif helaeth gan aelodau unigol o'r cyhoedd, a nifer gan haneswyr teulu neu olrheinwyr achau. Cafwyd ymatebion cynrychiadol gan nifer o sefydliadau; yn enwedig cyrff cyfreithiol proffesiynol, cyrff proffesiynol rheoli archifau a chofnodion a chymdeithasau hanes teulu.

Roedd yn amlwg bod yr ymgynghoriad wedi ennyn cryn ddiddordeb ymysg nifer o bobl a oedd yn bryderus ynghylch cadw dogfennau gwreiddiol ag iddynt werth hanesyddol ac emosiynol. Roedd mwyafrif helaeth o'r ymatebion yn gwrthwynebu'n chwyrn unrhyw fwriad i ddinistrio ewyllysiau gwreiddiol. Tynnodd yr ymatebwyr sylw at nifer o ffactorau, a oedd yn cynnwys y cysylltiad cynhenid â'r gorffennol y mae ewyllysiau'n eu cynrychioli ond hefyd darddiad dogfen wreiddiol fel prawf cyfreithiol o ddymuniadau ewyllyswr.

Roedd mwyafrif yr ymatebwyr yn gefnogol i ddigideiddio ewyllysiau, ond roedd bron pob un am weld y rhain fel copïau ychwanegol at y dogfennau gwreiddiol. Pwrpas hyn yn rhannol oedd gwarchod rhag y posibilrwydd o golli’r rhai gwreiddiol ond hefyd i sicrhau ei bod yn haws i’r cyhoedd gael mynediad atynt a’u gweld.

Mynegodd nifer fawr o ymatebwyr bryderon ynghylch digideiddio fel modd o gynnig cofnod parhaol o ewyllys neu ddogfen arall. Roedd y pryderon yn ymwneud ag amrywiaeth eang o agweddau. Dyma’r themâu mwyaf cyffredin:

• Cynnal i’r dyfodol–p’un ai a fyddai copïau digidol yn gadarn, a fyddai newidiadau mewn technoleg yn golygu bod cofnodion yn mynd yn rhy hen neu na fyddai mynediad iddynt dros amser;
• Diogelwch–y bygythiad o ddifrodi neu gamddefnyddio cofnodion digidol trwy ymosodiad seiber;
• Dibynadwyedd–a fyddai camgymeriadau'n digwydd wrth gymryd copïau digidol, gyda manylion/tudalennau wedi’u methu neu’n aneglur; Y gost – cyfeiriwyd at gostau copïo a storio digidol, yn ogystal â chostau ychwanegol y copïau 'digidol o fudd cenedlaethol' mwy arwyddocaol sy'n cael eu gwneud;
• Dilysrwydd–i nifer o ymatebwyr doedd dim byd cystal â dogfen wreiddiol gyda llofnod inc gwlyb o ran cofnod hanesyddol.

Cafwyd ymateb sylweddol i gynnig y papur ymgynghori, sef pe bai ewyllysiau gwreiddiol yn cael eu dinistrio ar ôl cael eu digideiddio, yna dylai ewyllysiau ffigurau cyhoeddus nodedig gael eu heithrio a'u cadw, gyda'r ymatebwyr i raddau helaeth yn gwrthwynebu egwyddor y newid. Roedd hyn yn gyffredinol ar y sail y dylid cadw'r holl ewyllysiau gwreiddiol.

Roedd gwrthwynebiad a phryder tebyg ynghylch colli dogfennau gwreiddiol eraill (ac eithrio ewyllysiau) i gefnogi ceisiadau profiant.

Yn ogystal â'r ymatebion penodol i'r materion a drafodwyd gan yr ymgynghoriad, rhoddodd yr ymatebwyr hefyd sylwadau ar faterion polisi ehangach, gweithredol a deddfwriaethol. Er bod y rhan fwyaf o'r ymatebwyr eisiau i ewyllysiau fod ar gael i'w harchwilio – naill ai o ran hawliadau cyfreithiol neu heriau, neu ar gyfer ymchwil hanes teulu – roedd rhai pryderon ynghylch sicrhau bod data personol sensitif ar gael.

Penderfyniad y Llywodraeth a'r Camau Nesaf

Yng ngoleuni'r ymatebion i'r ymgynghoriad a'r pryderon a godwyd, mae'r Llywodraeth wedi penderfynu na fydd yn mynd ar drywydd unrhyw newid sy'n cynnwys dinistrio dogfennau ewyllys gwreiddiol a bydd yn edrych ar ddulliau eraill o wrthbwyso costau storio'r archif enfawr hon.

Mae'r Llywodraeth yn ddiolchgar iawn i bawb a ymatebodd i'r ymgynghoriad. Roedd yn amlwg iawn o'r nifer fawr o ymatebion a natur ddidwyll yr ymatebion hynny fod y mater yn ennyn diddordeb mawr ac yn bryder gan y cyhoedd. Fodd bynnag, mae rhai canlyniadau’n deillio o’r penderfyniad hwn o ran y gallu i ddigideiddio'r casgliad archif o tua 110 miliwn o ddogfennau papur yn systematig a thalu costau parhaus yr archif bapur.

Ar hyn o bryd mae digideiddio wedi'i gyfyngu i ewyllysiau a gyflwynwyd gyda cheisiadau profiant newydd (ers 2021), a lle derbynnir ceisiadau i archwilio ewyllys neu roi grant profiant. Bydd yr arfer hwn yn parhau, ond byddai'n rhaid ystyried unrhyw raglen systematig o ddigideiddio ewyllysiau hŷn ochr yn ochr â galwadau a blaenoriaethau eraill ar adnoddau'r Weinidogaeth.

Yn yr un modd, nid yw'r penderfyniad i gadw ewyllysiau gwreiddiol yn mynd i'r afael â'r pryderon ynghylch y costau mawr a chynyddol o gadw'r archif ewyllysiau gwreiddiol sylweddol (sy'n dyddio'n ôl i 1858). Felly, bydd y Llywodraeth yn rhoi ystyriaeth bellach i'r ffioedd a godir am gopïau o ewyllysiau a grantiau profiant.