Storio a chadw dogfennau ewyllys gwreiddiol. Ymgynghoriad (testun cyfansawdd)

←

Storio a chadw dogfennau ewyllys gwreiddiol. Ymgynghoriad (testun cyfansawdd) gan Llywodraeth y DU

→

I'w darllen pennod wrth bennod gweler Storio a chadw dogfennau ewyllys gwreiddiol. Ymgynghoriad

Y Weinyddiaeth
Gyfiawnder

Storio a chadw dogfennau
ewyllys gwreiddiol

Rhagfyr 2023
CP 984

Y Weinyddiaeth
Gyfiawnder

Storio a chadw dogfennau ewyllys gwreiddiol^[1]

Cyflwynwyd i’r Senedd
gan yr Arglwydd Ganghellor a’r Ysgrifennydd Gwladol dros Gyfiawnder
drwy Orchymyn Ei Fawrhydi

Rhagfyr 2023

CP 984

OGL

© Hawlfraint y Goron 2023

Mae’r cyhoeddiad hwn wedi’i drwyddedu o dan delerau Trwydded Llywodraeth Agored f3.0 ac eithrio lle nodir yn wahanol. I weld y drwydded hon, ewch i nationalarchives.gov.uk/doc/open-government-licence/version/3

Pan fyddwn wedi nodi unrhyw wybodaeth hawlfraint trydydd parti, bydd angen i chi gael caniatâd gan ddeiliaid yr hawlfraint dan sylw. Mae’r cyhoeddiad hwn ar gael yn www.gov.uk/official-documents Dylid anfon unrhyw ymholiadau ynglŷn â’r cyhoeddiad hwn atom yn:

Will Storage consultation
Postpoint 5.25
Ministry of Justice
102 Petty France
Llundain SW1H 9AJ
Ebost: civil_justice_poli@justice.gov.uk

ISBN 978-1-5286-4606-2
E03035262 12/23

Argraffwyd ar bapur sy’n cynnwys o leiaf 40% o ffibr wedi’i ailgylchu

Argraffwyd yn y DU gan HH Associates Ltd. ar ran

Rheolwr Llyfrfa Ei Fawrhydi

Gwybodaeth am yr ymgynghoriad hwn

At:	Mae’r Papur Ymgynghori hwn wedi’i anelu at unrhyw un sydd â diddordeb ym mhwnc storio a chadw ewyllysiau, ac mae’n debygol o fod o ddiddordeb arbennig i’r proffesiwn cyfreithiol.
Hyd:	O 15/12/23 hyd at 23/02/24
Ymholiadau (gan gynnwys ceisiadau i gael y papur mewn fformat gwahanol) at:	Ministry of Justice Will Storage consultation 102 Petty France Llundain SW1H 9AJ Ebost: civil_justice_poli@justice.gov.uk
Sut i ymateb:	Anfonwch eich ymateb erbyn 23 Chwefror 2024 i: Ministry of Justice Will Storage consultation 102 Petty France Llundain SW1H 9AJ Ebost: civil_justice_poli@justice.gov.uk
Papur ymateb:	Disgwylir y bydd ymateb i’r ymarfer ymgynghori hwn yn cael ei gyhoeddi erbyn 31 Mai 2024[2] yn: https://consult.justice.gov.uk/

Storio a Chadw Dogfennau Ewyllys

Cynnwys

Rhagair y Gweinidog
Crynodeb gweithredol
Cyflwyniad
Y Fframwaith cyfreithiol presennol

Y ddadl dros ddiwygio
Diwygio’r egwyddor o gadw ewyllysiau papur gwreiddiol
Dull o ddiwygio’r ddeddfwriaeth
Opsiynau ar gyfer diwygio
Cyfnod cadw ar gyfer dogfennau ewyllys gwreiddiol
Cadw ewyllysiau pobl enwog
Cyfnod cadw ar gyfer dogfennau eraill a gyflwynir ar gyfer profiant i gefnogi ewyllysiau
Holiadur
Gwybodaeth amdanoch chi
Manylion cysylltu/Sut i ymateb
Cwynion neu sylwadau
Copïau ychwanegol
Cyhoeddi ymateb
Grwpiau cynrychioliadol
Cyfrinachedd
Asesiad o gydraddoldeb a’r iaith Gymraeg
Asesiad o gydraddoldeb
Cwestiynau
Asesiad o’r effaith ar yr iaith Gymraeg
Egwyddorion ymgynghori

Storio a Chadw Dogfennau Ewyllys

Rhagair y Gweinidog

Mae ewyllysiau yn ddogfennau pwysig a phersonol iawn. Maent yn amlinellu dymuniadau unigolyn ynglŷn â sut y dylid dosbarthu ei eiddo a’i asedau ar ôl iddo farw, a dyma gyfle’r unigolyn i ddarparu ar gyfer aelodau annwyl o’r teulu a ffrindiau, a sicrhau bod elusennau y mae’n eu cefnogi yn cael rhoddion.

Mae ewyllysiau hefyd yn bwysig iawn o safbwynt cyfreithiol; maent yn sail ar gyfer rhoi awdurdod cyfreithiol (profiant) i ysgutorion i weinyddu ystad yr ymadawedig.

Mae cyfreithlondeb ewyllys yn fater y mae angen ei sefydlu. Fel arfer bydd hyn yn cael ei wneud gan y llysoedd wrth roi profiant, ond mewn nifer fach o achosion gall ewyllysiau gael eu herio. Er enghraifft, drwy honiad bod twyll wedi ei gyflawni, neu bod dylanwad amhriodol wedi ei roi ar y sawl a oedd yn gwneud yr ewyllys. Mae hynny’n golygu y bydd angen i’r llys wirio’r ewyllys a’i chadw rhag ofn y bydd rhywun yn ei herio.

Ar hyn o bryd nid oes cyfyngiadau yn nodi am faint o amser y bydd llysoedd yn cadw’r dogfennau ewyllys gwreiddiol hyn, ac maent yn cael eu cadw am lawer mwy na’r cyfnod pan ellid gwneud her. Mae gan GLITEF ewyllysiau gwreiddiol sy’n dyddio’n ôl i 1858. Mae costau mawr yn gysylltiedig â storio ewyllysiau yn barhaol fel hyn, ac mae’r costau hyn yn codi bob blwyddyn wrth i fwy o ddogfennau ewyllys gael eu hychwanegu.

Fy nghyfrifoldeb i yw herio’r system bresennol ar ran trethdalwyr ac edrych am ffyrdd mwy economaidd ac effeithlon o gadw ewyllysiau gwreiddiol, sy’n dal i ganiatáu i heriau gael eu penderfynu’n briodol. O ganlyniad, rwy’n awyddus i wybod beth yw barn pobl ynglŷn â’r cwestiwn a ddylid cadw ewyllysiau gwreiddiol am gyfnod penodol yn unig a newid ar adeg benodol i gadw fersiwn digidol yn unig.

Er 2021 mae GLITEF wedi bod yn creu copïau digidol o ewyllysiau newydd sy’n cael eu hadneuo, a byddai’n bosibl digideiddio ewyllysiau eraill sydd wedi eu storio gan ddilyn rhaglen dreigl. Byddai hyn yn ein galluogi i ddal i gadw ewyllysiau yn barhaol ac ar gael i’w harchwilio, ond fel copi digidol, ac o ganlyniad heb y costau mawr a wynebir ar hyn o bryd. Mae’r ymgynghoriad hwn yn cynnig diwygiadau i gefnogi’r dull gweithredu hwnnw ac yn gofyn am farn ynglŷn â’r cwestiwn a ddylid gwneud y diwygiadau hyn a pha fesurau diogelu ddylai gael eu cynnwys.

Byddwn yn falch o glywed eich barn ynglŷn â hyn wrth geisio cyflawni’r gwaith hwn.

Mike Freer AS
Is-ysgrifennydd Gwladol Seneddol dros Gyfiawnder

Crynodeb gweithredol

1. Mae’r ddogfen hon yn amlinellu cynigion y Llywodraeth i gyflwyno system ar gyfer cadw dogfennau ewyllys mewn ffurf ddigidol, yn hytrach na’r system bresennol o gadw’r holl ddogfennau papur gwreiddiol a gyflwynir mewn ceisiadau am brofiant (yr awdurdod cyfreithiol ar gyfer gweinyddu ystad yr ymadawedig), ac mae’n gofyn am farn ynglŷn â’r cwestiwn cysylltiedig a ddylid newid yr hawl i archwilio ewyllysiau sy’n cael eu storio.

2. O ran ffurf ewyllysiau sy’n cael eu storio, mae’r system bresennol yn golygu costau storio a chadw sylweddol sy’n codi bob blwyddyn ac sy’n anodd iawn eu cyfiawnhau pan fo cadw mewn ffurf ddigidol yn cynnig dewis arall yr un mor effeithlon, ond llawer mwy buddiol o safbwynt economaidd ac amgylcheddol.

3. Mae’r papur ymgynghori yn gofyn am farn ynglŷn â’r egwyddor o newid i ddull digidol yn unig o gadw dogfennau ewyllys, ac os bydd hynny’n digwydd, a ddylid dal i gael cyfnod cadw ar gyfer y dogfennau ewyllys papur gwreiddiol.

4. Mae’r ddogfen hefyd yn gofyn am farn ynglŷn â’r cwestiwn a ddylai’r egwyddor honno beidio â bod yn berthnasol i bobl enwog a hanesyddol, ac a ddylid cadw eu dogfennau ewyllys papur gwreiddiol am byth.

5. Mae’r ymgynghoriad hefyd yn gofyn i’r ymgyngoreion sut y dylid diwygio’r ddeddfwriaeth os penderfynir newid i ddull digidol yn unig o gadw ewyllysiau. Y ddau ddewis yw newid drwy Ddeddf Cyfathrebiadau Electronig 2000 (gan ddefnyddio isddeddfwriaeth) neu ddiwygio deddfwriaeth sylfaenol mewn Bil gerbron y Senedd.

6. Mae’r Llywodraeth yn croesawu barn defnyddwyr llysoedd, y proffesiynau cyfreithiol ac archifol, pob ymarferydd profiant arall a haneswyr, yn ogystal â’r farnwriaeth ac unrhyw un arall sydd â diddordeb yn y pwnc hwn.

Cyflwyniad

7. Mae’r papur hwn yn amlinellu at ddibenion ymgynghori y cynigion i ddiwygio deddfwriaeth fel mai dim ond fersiynau wedi’u digideiddio o ddogfennau gwreiddiol y rhan fwyaf o ewyllysiau fydd yn cael eu cadw am byth, a’r fersiynau papur am gyfnod cyfyngedig yn unig, ac yn gofyn am farn ynglŷn â’r egwyddor honno ac am faint o amser y dylid storio ewyllysiau papur. Byddai’r diwygiadau yn newid yr ymarfer costus presennol o gadw’r holl ewyllysiau papur gwreiddiol am byth.

8. Mae’r ymgynghoriad hefyd yn gofyn cwestiynau mwy cyffredinol ynglŷn â’r gyfraith bresennol sy’n ymwneud â’r hawl i archwilio ewyllysiau.

9. Anelwyd yr ymgynghoriad, yn fwyaf arbennig, at y proffesiwn cyfreithiol yng Nghymru a Lloegr, yn enwedig ymarferwyr ymddiriedolaethau, ystadau a phrofiant. Oherwydd y pwnc, bydd hefyd o ddiddordeb i’r cyhoedd yn ehangach, gan y bydd y rhan fwyaf o bobl rywbryd neu’i gilydd yn ymwneud ag ewyllys, oherwydd eu bod yn gwneud un neu oherwydd bod ganddynt ddiddordeb mewn un.

10. Bydd yr ymgynghoriad yn para am 10 wythnos a bydd yn dod i ben ar 23 Chwefror 2024.

11. Bydd papur ymgynghori Saesneg ar gael yn www.gov.uk/official-documents.

12. Nid oes Asesiad Effaith wedi’i baratoi ar gyfer y papur ymgynghori hwn gan nad yw’r cynigion yn debygol o arwain at gostau ychwanegol nac arbedion i fusnesau, elusennau na’r sector gwirfoddol. Er hyn, byddant yn arbed arian i’r sector cyhoeddus (Gwasanaeth Llysoedd a Thribiwnlysoedd EF). Mae’r costau a’r arbedion posibl yn dibynnu ar yr opsiynau diwygio a roddir ar waith, fel y maent wedi’u hamlinellu yn adran opsiynau ar gyfer diwygio y papur hwn (tudalennau 13-16).

13. Anfonir copïau o’r papur ymgynghori at y canlynol:

Cymdeithas y Cyfreithwyr
Cyngor y Bar
Sefydliad Siartredig y Gweithredwyr Cyfreithiol
STEP – Cymdeithas Ymarferwyr Ymddiriedolaethau ac Ystadau
Cyngor y Trawsgludwyr Trwyddedig
Meistr y Gallueddau
Cymdeithas y Cyfrifwyr Ardystiedig Siartredig
Sefydliad Cyfrifwyr Siartredig Cymru a Lloegr

Sefydliad Cyfrifwyr Siartredig yr Alban
Cymdeithas Bar y Siawnsri
Cymdeithas y Bar ar gyfer Cyfraith Teulu
Resolution
Sefydliad yr Ysgrifenwyr Ewyllysiau Proffesiynol
Cymdeithas yr Ysgrifenwyr Ewyllysiau
BEST Foundation
Y Sefydliad Rheoli Cymynroddion
Cymdeithas Archifau a Chofnodion
Cymdeithas Cofnodion Prydain
Cymdeithas Hanes Lleol Prydain
Y Gymdeithas Hanesyddol
Cymdeithas Rheoli Gwybodaeth a Chofnodion
Yr Archifau Gwladol
Y Gymdeithas Hanesyddol Frenhinol

14. Ni fwriadwyd i’r rhestr hon fod yn rhestr gyflawn, ac ni fwriadwyd eithrio neb. Croesewir ymatebion gan unrhyw un sydd â diddordeb neu farn ynglŷn â’r pwnc a drafodir yn y papur hwn.

Y fframwaith cyfreithiol presennol

15. Mae’r ddeddfwriaeth bresennol sy’n ymwneud ag adneuo a chadw ewyllysiau gwreiddiol i’w gweld yn Neddf Uwchlysoedd 1981 (Deddf 1981). Mae Adran 124 yn nodi:

Dylid adneuo a chadw pob ewyllys wreiddiol a dogfennau eraill sydd dan reolaeth yr Uchel Lys yn y Brif Gofrestrfa neu mewn unrhyw gofrestrfa brofiant y dosbarth yn y cyfryw leoedd y darperir ar eu cyfer mewn cyfarwyddiadau a roddir yn unol â Rhan 1 o Atodlen 2 i Ddeddf Diwygio Cyfansoddiadol 2005; a bydd unrhyw ewyllysiau neu ddogfennau eraill a adneuir yn y fath fodd, yn amodol ar reolaeth yr Uchel Lys a rheolau profiant, yn agored i’w harchwilio. (Cyfieithiad – mae’r fersiwn gwreiddiol ar gael yn Saesneg yn unig.)

16. Mae’r hawl gyffredinol i gael mynediad at ddogfennau ewyllys yn cael ei hamodi gan Reol 58 yn y Rheolau Profiant Annadleuol:

Ni fyddai ewyllys wreiddiol neu ddogfen arall y cyfeirir ati yn adran 124 o’r Ddeddf yn agored i’w harchwilio pe bai archwiliad o’r fath, ym marn cofrestrydd, yn annymunol neu’n amhriodol mewn ffordd arall. (Cyfieithiad – mae’r fersiwn gwreiddiol ar gael yn Saesneg yn unig.)

17. Mae’r ddeddfwriaeth (Adran 125 o Ddeddf 1981) hefyd yn nodi y gellir cael copïau o ewyllysiau gan Wasanaeth Llysoedd a Thribiwnlysoedd EF (GLITEF) drwy dalu ffi.

18. Gellir crynhoi’r sail resymegol dros ganiatáu i’r cyhoedd archwilio ewyllysiau yn fyr iawn fel a ganlyn:

a. I ddarparu modd i’r sawl sydd â diddordeb yn ystad yr ymadawedig ganfod a yw’n fuddiolwr, neu i gredydwyr ddiogelu eu hawliau.

b. I ddarparu cyfle i archwilio cyfansoddiad yr ewyllys a llofnod yr ewyllysiwr, a all fod yn dystiolaeth neu’n sail i her yn ymwneud â dilysrwydd ewyllys—er enghraifft oherwydd honiad o dwyll neu ddylanwad amhriodol.

c. I ddarparu sail i unrhyw her nad yw’r ewyllys a ddefnyddiwyd fel prawf ar gyfer profiant (yr awdurdod cyfreithiol i weinyddu ystad) yn ddilys gan nad yr ewyllys hon yw’r un ddiweddaraf a wnaethpwyd gan yr ewyllysiwr, neu ei bod yn anghyflawn (er enghraifft oherwydd nad yw’n cynnwys codisil, dogfen gyfreithiol sy’n newid ewyllys).

d. I ddarparu’r sail i fuddiolwyr a phartïon sydd â diddordeb alw ysgutorion ac ymddiriedolwyr i gyfrif am weinyddu’r ystad neu ymddiriedolaeth gysylltiedig, ac i helpu i sicrhau bod bwriadau ewyllysiwr yn cael eu gweithredu.

19. Mae gwreiddiau’r fframwaith cyfreithiol presennol yn dyddio’n ôl i ddiwygiadau yn y 19eg Ganrif, a arweiniodd at Ddeddf Llys Profiant 1857. Trosglwyddodd y ddeddfwriaeth honno y cyfrifoldeb am roi profiant oddi wrth y llysoedd eglwysig i Lys Profiant newydd, a thrwy hynny creodd system fodern y Brif Gofrestrfa a Chofrestrfeydd Profiant y Dosbarth. Darparodd y ddeddfwriaeth hon system ar gyfer adneuo ewyllysiau a’u harchwilio.

20. O ganlyniad, mae GLITEF yn cadw ewyllysiau sy’n dyddio’n ôl i 1858 pan sefydlwyd y Brif Gofrestrfa. Cedwir ewyllysiau cyn 1858, os o gwbl, gan yr Archifau Gwladol neu sefydliadau eraill (mae cyngor ynglŷn â gweld ewyllysiau cynharach i’w weld ar wefan yr Archifau Gwladol: https://www.nationalarchives.gov.uk/help-with-yourresearch/research-guides/wills-or-administrations-before-1858/).

21. Mae ewyllysiau yn ddogfennau cwbl breifat nes byddant yn cael eu ‘profi’ drwy’r broses o roi profiant. Ar ôl hynny maent ar gael i’w harchwilio gan y rhai sy’n cofrestru ac yn talu’r ffi angenrheidiol i GLITEF.

22. Fel y nodwyd ym mharagraff 16, mae’r hawl i archwilio wedi’i hamodi a gellir ei gwneud yn anghymwys. Cyfeirir at hyn fel cais i ‘selio’ ewyllys ac mae angen i farnwr neu gofrestrydd profiant gytuno y byddai ‘archwiliad o’r fath yn annymunol neu’n amhriodol’. Un enghraifft fyddai lle mae ewyllys yn nodi cyfeiriad personol cyfrinachol a allai roi diogelwch personol yn y fantol (er enghraifft rhywun sydd ar gynllun diogelu tystion). Ar hyn o bryd nid oes canllawiau ffurfiol yn nodi sut y dylid ymarfer y disgresiwn hwn.

Cwestiwn 1: A ddylid cadw’r gyfraith bresennol sy’n darparu ar gyfer archwilio ewyllysiau?

Cwestiwn 2: A oes unrhyw ddiwygiadau y byddech yn eu hawgrymu i’r gyfraith bresennol sy’n galluogi archwilio ewyllysiau?

Y ddadl dros ddiwygio

Diwygio’r egwyddor o gadw ewyllysiau papur gwreiddiol

23. Mae nifer o resymau dros gynnig diwygiadau yn y maes hwn. Y prif ffactor yw cost uchel iawn cadw’r holl ewyllysiau papur gwreiddiol a’r dogfennau ategol a gyflwynir mewn ceisiadau profiant. Amcangyfrifir bod hyn yn costio tua £4.5 miliwn y flwyddyn a bydd y costau’n dal i godi wrth i nifer y dogfennau sy’n cael eu storio a chostau gweithredol gynyddu’n flynyddol. Trefnir y gwasanaethau hyn drwy gontract allanol, sy’n ychwanegu mwy o gymhlethdod a baich ariannol bosibl, oherwydd pe bai angen newid cyflenwyr byddai costau sylweddol yn gysylltiedig â symud llawer iawn o ddeunydd ffisegol o un safle i un arall dan amodau wedi’u rheoli.

24. O ystyried y gost a’r gofynion ffisegol sy’n gysylltiedig â storio cymaint o ddogfennau papur, y cwestiwn sy’n codi yw a oes angen cadw’r dogfennau hyn mewn ffurf bapur yn amhenodol, ynteu a fyddai copi digidol o ewyllys yn gwneud y tro ac yn gyfwerth o safbwynt cyfreithiol. Mae’r capasiti i wneud a chadw copïau digidol ar gael yn barod. Ers 2021, mae copïau digidol o ewyllysiau a dogfennau ategol wedi’u gwneud ym mhob cais newydd, boed ar-lein neu beidio. Mae hynny wedi bod yn gwbl foddhaol i ddefnyddwyr, ac mae wedi arwain at amheuaeth a oes angen cadw’r fersiynau gwreiddiol mewn ceisiadau newydd.

25. Pe baem yn newid i storio copïau digidol yn unig o geisiadau profiant newydd, ni fyddai costau storio yn codi mor gyflym, ond gan fod yr ewyllysiau sy’n cael eu storio ar hyn o bryd yn dyddio’n ôl cyn belled ag 1858, a chan mai copïau papur fydd y rhan fwyaf o’r ewyllysiau am beth amser eto, byddai’r costau’n dal yn uchel. Fodd bynnag, ers 2021, yn achos ewyllysiau hŷn, pan fydd cais am gopi wedi’i dderbyn, mae fersiwn digidol wedi’i wneud mewn ymateb i’r cais hwnnw. Mae hynny hefyd wedi profi’n foddhaol. Felly, gellid cyflwyno rhaglen dreigl hefyd i ddigideiddio pob ewyllys hŷn, gan ddod â’r costau’n sylweddol is na’r costau presennol.

26. Yn ychwanegol at hyn rhaid ystyried cyd-destun ehangach rhaglen ddiwygio GLlTEF ar gyfer moderneiddio gwasanaethau llysoedd drwy wneud mwy o ddefnydd o brosesau digidol ar gyfer ceisiadau a chofnodion llys. Mae’r Llywodraeth yn credu bod system ddiwahân, sy’n seiliedig ar storio cofnodion papur yn barhaol, yn anghyson ag anghenion y system gyfiawnder o safbwynt effeithlonrwydd ac economaidd, ac yn anghyson â’r rhaglen ddiwygio hon.

27. Yn ogystal, mae’r Llywodraeth yn credu y bydd gan gopi digidol o’r ewyllys yr un capasiti â’r ewyllys bapur i sefydlu bwriad yr ewyllysiwr. O ganlyniad i’r datblygiadau aruthrol ym maes technoleg yn ystod y blynyddoedd diweddar gall copïau digidol o ddogfennau gwreiddiol fod yn fanwl iawn, a bydd pob marc perthnasol ar y gwreiddiol yn cael ei gadw yn y fersiwn digidol. Er enghraifft, mae llofnodion a nodiadau a chywiriadau ar ymyl tudalen i’w gweld yr un mor hawdd ar yr ewyllys ddigidol. O ganlyniad bydd pob parti a llys fel ei gilydd yn gallu dibynnu ar gopïau digidol o ewyllysiau i herio dilysrwydd yr ewyllys honno neu ewyllys arall, yn union fel y byddent pe baent yn dibynnu ar yr ewyllys bapur.

28. Fodd bynnag, er bod cywerthedd ewyllysiau papur a digidol at ddibenion profiant yn ymddangos yn glir i’r Llywodraeth, ac o ganlyniad, mewn egwyddor, nad oes angen cadw copïau papur, mae’n cydnabod ei bod yn bosibl, yn y lle cyntaf, y bydd gan deulu’r ewyllysiwr berthynas emosiynol â’r dogfennau gwreiddiol, ac yn ail, yn niffyg term gwell, y gallai cymdeithas fod yn cadw perthynas emosiynol â materion profiant. 29. O ran yr agwedd gyntaf, gallai hynny godi, er enghraifft, o ganlyniad i farn ewyllysiwr ynglŷn â pherthnasoedd personol iawn i egluro dosbarthiad, a chan fod y farn yn dod ar ôl ei farwolaeth, mae’n cael ei gweld fel geiriau olaf yr unigolyn wrth y rhai sy’n ei oroesi. O ran yr ail, efallai fod hynny’n cael ei adlewyrchu orau gan y ffaith fod ewyllysiau papur wedi bod yn cael eu cadw’n ddi-dor er 1858, sef dros 160 o flynyddoedd, er gwaetha’r ffaith y byddai’r capasiti i herio ewyllys, o ran yr angen am dystion a thystiolaeth arall, wedi dod i ben mae’n debyg ar ôl ffracsiwn bach iawn o’r cyfnod hwnnw.

30. Hyd yn oed os yw hynny’n wir, mae’r Llywodraeth hefyd yn credu bod gwerth emosiynol dogfennau gwreiddiol o’r fath i berthnasau ac i gymdeithas yn debygol o leihau dros gyfnod, ac yn bwysig iawn, nid oes angen ystyried y cwestiwn o gadw fersiwn digidol o ewyllysiau am byth ar ei ben ei hun. Gallai’r dull gweithredu hwnnw fodoli ochr yn ochr â pholisi ar gadw’r dogfennau papur gwreiddiol am gyfnod cyfyngedig. Os hynny, rhaid ystyried faint ddylai’r cyfnod hwnnw fod.

31. Heb os nac oni bai, bydd safbwyntiau amrywiol yn berthnasol ynglŷn â hyd y cyfnod hwnnw, ac mae’r ymgynghoriad hwn yn trafod y mater hwn yn llawnach isod, ond, fel enghraifft, mae’r Llywodraeth yn credu mai un safbwynt arwyddocaol yw ystyried yr ewyllys papur gwreiddiol fel rhan o gofnod llys ffurfiol. O ganlyniad, gellid penderfynu ynglŷn â’r cyfnod priodol drwy edrych ar bolisïau ac arferion eraill mewn cysylltiad â chofnodion llys eraill. Mae’r cyfnodau ar gyfer cadw cofnodion llys wedi’u hamlinellu’n fanylach isod, ond fel enghraifft, mewn achosion ymddiriedolaethau ac ecwiti yn fwy cyffredinol cedwir cofnodion llys am 6 blynedd.

32. Er na ellir gwneud cymhariaeth uniongyrchol, gan y bydd llawer o’r cofnodion hynny mewn ffurf ddigidol yn unig, ac nid yn eu ffurf wreiddiol, ac na fyddant yn cynnwys yr un teimlad arwyddocaol ag ewyllysiau a materion profiant yn gyffredinol, mae’r Llywodraeth yn credu ei fod yn cynnig syniad ynglŷn â’r cyfnodau byrraf y gellid cadw ewyllysiau papur gwreiddiol, er y bydd angen gwneud y gwir gyfnod yn hwy drwy gyfeirio at ffactorau eraill.

33. O ganlyniad, mae’r Llywodraeth o’r farn fod dadl gref dros ddeddfu i ddiwygio’r gofyniad i gadw copïau papur yn unig, fel bod modd cadw copïau digidol yn lle hynny. Er hyn byddai’n cyflwyno polisi i gadw’r ewyllysiau papur hynny am nifer o flynyddoedd. Fodd bynnag, rydym yn gofyn am farn am bryderon naill ai ynglŷn â’r egwyddor neu ynglŷn â manylion y dulliau posibl o gyflawni’r polisi hwnnw.

Cwestiwn 3: A oes unrhyw resymau pam y dylai’r Uchel Lys storio dogfennau ewyllys papur gwreiddiol yn barhaol, yn hytrach na dim ond cadw copi wedi’i ddigideiddio o’r deunyddiau hynny?

Cwestiwn 4: A ydych yn cytuno y gellir dinistrio dogfennau papur gwreiddiol (o 1858 ymlaen) ar ôl cyfnod penodol (ac eithrio yn achos unigolion enwog)? A oes dewisiadau eraill, yn ymwneud â’r sector cyhoeddus neu breifat, y gallwch eu hawgrymu yn lle eu dinistrio?

Dull o ddiwygio’r ddeddfwriaeth

34. Pe bai’r egwyddor o ddiwygio (mewn cysylltiad â storio dogfennau ewyllys gwreiddiol yn barhaol) yn cael ei derbyn, mae’r Llywodraeth o’r farn y gellid gwneud hynny drwy is-ddeddfwriaeth dan Ddeddf Cyfathrebiadau Electronig 2000. Bwriadwyd y Ddeddf hon, yn rhannol, er mwyn sicrhau ateb syml i ddiwygio deddfwriaeth, gan gynnwys deddfwriaeth sylfaenol, fel bod modd cyflawni gofynion cyfreithiol yn ymwneud â dogfennau drwy fersiynau digidol. Neu, gellid cyflawni hynny drwy gyflwyno deddfwriaeth sylfaenol i ddiwygio Deddf 1981.

35. Barn amodol y Llywodraeth yw mai’r dull mwyaf priodol, gan ei fod yn effeithiol ac yn gyflym, yw drwy ddefnyddio’r pwerau yn Neddf Cyfathrebiadau Electronig 2000. Mae’r Ddeddf hon yn rhoi pŵer i’r Gweinidog priodol addasu deddfwriaeth at ddiben ‘awdurdodi neu hwyluso’r defnydd o gyfathrebiadau electronig neu storio electronig’ (is-adran 8(1)).

36. Rhaid cael sail i ddefnyddio’r pwerau hyn, a dylai pwrpas y diwygio gyfateb i’r meini prawf yn Neddf Cyfathrebiadau Electronig 2000. Mae’r Llywodraeth yn credu y byddai’r cynnig hwn i gadw dogfennau ewyllys digidol yn cyfateb i feini prawf ‘cadw, cynnal neu ddiogelu . . . unrhyw adroddiad, cofnod, hysbysiad, offeryn neu ddogfen arall’ (is-adran 8(2)(e)).

37. Mae’r ddeddfwriaeth hefyd yn nodi na all y Gweinidog perthnasol ddefnyddio’r pwerau hyn oni bai ei fod ef neu hi o’r farn y byddai cyfathrebiadau neu storio electronig yn ‘ddim llai boddhaol’ na’r dewis arall (yn yr achos hwn cadw dogfennau papur) (is-adran 8(3)).

38. Mae’r Llywodraeth o’r farn fod darpariaethau Deddf Cyfathrebiadau Electronig 2000 felly ar gael i’w defnyddio ar gyfer y polisi hwn ac yn cynnig ymarfer y pwerau hyn drwy ddiwygiad cyfyng wedi’i gyfyngu i sicrhau y gellid bodloni’r gofyniad i gael ewyllysiau ar gael i’w harchwilio â chopi digidol.

39. Dewis arall fyddai diwygio Deddf 1981 drwy ddeddfwriaeth sylfaenol. Er byddai hyn yn anos ac y gallai gymryd mwy o amser (o ran anawsterau sicrhau cyfrwng deddfwriaethol addas ac amser Seneddol) byddai’n golygu bod modd cynnwys materion eraill sydd ynghlwm wrth y cofnodion digidol lle na ellir eu cynnwys dan Ddeddf Cyfathrebiadau Electronig 2000. Un mater posibl fyddai unrhyw angen i ddiwygio yn ehangach y gyfraith ar yr hawl i archwilio ewyllysiau yn fwy cyffredinol, fel y nodir uchod.

40. Yn ychwanegol at hyn, byddai’r llwybr deddfwriaeth sylfaenol hefyd yn darparu mwy o gyfle ar gyfer craffu Seneddol a dadl na phe defnyddid is-ddeddfwriaeth.

Cwestiwn 5: A ydych yn cytuno bod copïau papur a chopïau digidol o ewyllysiau yn gyfwerth fel bod modd defnyddio Deddf Cyfathrebiadau Electronig 2000?

Cwestiwn 6: A oes unrhyw faterion eraill sy’n uniongyrchol gysylltiedig â chadw ewyllysiau digidol neu bapur nad ydynt yn cael eu cynnwys gan y bwriad i ymarfer y pwerau yn Neddf Cyfathrebiadau Electronig 2000 y credwch bod eu hangen?

Cwestiwn 7: Os bydd y Llywodraeth yn mynd ar drywydd cadw yn barhaol gopi digidol yn unig o ddogfen ewyllys, a ddylai geisio diwygio’r ddeddfwriaeth sylfaenol drwy gyflwyno Bil ynteu wneud hynny dan Ddeddf Cyfathrebiadau Electronig 2000?

Opsiynau ar gyfer diwygio

41. Mae’r Llywodraeth o’r farn fod angen ystyried materion penodol yn ymwneud â natur y diwygio. Mae’r adran hon yn amlinellu’r materion hynny a’r opsiynau sydd ar gael ar eu cyfer.

Cyfnod cadw ar gyfer dogfennau ewyllys gwreiddiol

42. Y cwestiwn sy’n codi ar unwaith, os derbynnir yr egwyddor y bydd y llysoedd yn cadw dogfennau ewyllys gwreiddiol mewn ffurf wedi’i digideiddio, yw a ddylid cadw’r ddogfen ewyllys bapur wreiddiol yn gyffredinol, ac am faint o amser?

43. Fel yr eglurwyd uchod, er bod y Llywodraeth o’r farn fod ewyllysiau papur a chopïau digidol yn gyfwerth, mae’n cydnabod y gallai’r cyhoedd fod yn bryderus bod y system yn newid ar unwaith o gadw ewyllysiau papur i gadw fersiynau digidol yn unig. O ganlyniad, mae’r Llywodraeth o’r farn, er dylid newid y gyfraith i ganiatáu cadw fersiynau digidol yn lle ewyllysiau papur gwreiddiol, y dylid cael polisi hefyd i gadw’r ewyllysiau papur hynny, a dogfennau eraill o bosibl fel y nodir isod, am gyfnod penodol.

44. Er mwyn nodi’r cyfnod hwnnw, mae’r Llywodraeth wedi ystyried cymaryddion amrywiol mewn cofnodion llysoedd a lleoedd eraill. Mae’n bwysig cofnodi wrth gwrs nad ydynt yn gymaryddion uniongyrchol, gan y bydd llawer o’r cofnodion hynny yn cael eu cadw mewn ffurf ddigidol yn unig, ond y gallent fod o gymorth er mwyn nodi beth ddylai fod yn gyfnod sylfaenol ar gyfer polisi yn ymwneud â chadw’r ewyllys bapur wreiddiol cyn rhoi sylw i gwestiynau yn ymwneud â theimladau.

45. Mae’r cyfnodau cadw ar gyfer dogfennau llys eraill wedi’u crynhoi yn y tabl isod. Mae’r cyfnodau’n amrywio yn ôl angen busnes, ac nid oes cyfnod cadw swyddogol ar gyfer pob math o achos/cofnod llys.

Math o achos/dogfen	Cyfnod cadw
Ffurflenni cais am brofiant	2 flynedd
Etifeddiaeth—Hawliadau Darpariaeth Deuluol	3 blynedd
Achosion Ymddiriedolaethau ac Ecwiti (Uchel Lys, Siawnsri)	6 blynedd
Achosion Siawnsri	7 mlynedd
Achosion Methdaliad	20 mlynedd
Dyfarniad Nisi a Dyfarniad Absoliwt (cofnodion ysgariad swyddogol)	100 mlynedd

46. Cymharydd arall yw bod adrannau’r Llywodraeth yn cadw dogfennau sy’n ymwneud â pholisi a gwneud penderfyniadau am 20 mlynedd, ac yna – yn unol â Deddf Cofnodion Cyhoeddus 1958 – yn trosglwyddo i’r Archifau Gwladol, neu i fan adneuo wedi ei gymeradwyo, y cofnodion hynny sydd wedi cael eu dewis ar gyfer eu cadw’n barhaol, ond y bydd y cofnodion hynny hefyd mewn ffurf ddigidol yn unig.

47. Mae enghraifft arall yn dod o bolisi cadw presennol y Weinyddiaeth ar gyfer ceisiadau am iawndal sy’n deillio o gamweinyddu cyfiawnder. Er bod y cyd-destun yn wahanol, ac y bydd y dogfennau hynny hefyd yn ddigidol yn unig, maent yn cael eu cadw am 25 mlynedd.

48. Ar sail y tabl hwn a’r enghreifftiau eraill, mae’r Llywodraeth o’r farn y byddai rhywle rhwng 10 a 12 mlynedd yn gyfnod rhesymol, gan gofio y byddai copïau digidol o ewyllysiau yn aros yn y cofnod yn barhaol ac am fwy na’r cyfnod hiraf y cyfeirir ato uchod, sef 100 mlynedd ar gyfer Dyfarniadau ysgariad.

49. Yn olaf, mae angen ystyried arwyddocâd cyffredinol dogfennau gwreiddiol o’r fath i unigolion ac i gymdeithas yn gyffredinol.

50. Gan ystyried yr enghreifftiau hynny, a natur bersonol profiant ac ewyllysiau a’r ffaith y bydd cofnod digidol parhaol, mae’r Llywodraeth yn awgrymu y byddai 25 mlynedd yn gyfnod addas.

Cwestiwn 8: Os bydd y Llywodraeth yn newid i gopïau digidol yn unig o ddogfennau ewyllys gwreiddiol, beth yn eich barn chi ddylai’r cyfnod cadw fod ar gyfer yr ewyllysiau papur gwreiddiol? Rhowch resymau a nodwch beth yn eich barn chi ddylai’r cyfnod cadw lleiaf fod ac a ydych o’r farn fod awgrym y Llywodraeth o 25 mlynedd yn rhesymol.

Cadw ewyllysiau pobl enwog
51. Mae’r Archifau Gwladol yn cadw ewyllysiau nifer o bobl enwog a fu farw cyn 1858 pan sefydlwyd y system Cofrestrfa Brofiant newydd, er enghraifft William Shakespeare a Jane Austen.^[3] Ni fyddai sefydlu system gyffredinol o ddigideiddio dogfennau ewyllys gwreiddiol yn golygu na ellid gwneud eithriadau lle byddai cadw dogfen ewyllys wreiddiol ar gyfer y dyfodol ac ar gyfer ymholiad hanesyddol neu academaidd yn y dyfodol o fudd cenedlaethol.

52. Mae’r Llywodraeth yn agored i safbwyntiau ehangach ynglŷn â’r meini prawf y dylid eu mabwysiadu mewn cysylltiad â nodi ewyllysiau y dylid eu cadw’n barhaol. Byddai hyn hefyd yn gymwys i ewyllysiau sy’n cael eu cadw’n barod (er enghraifft, ewyllys Charles Darwin), ac yn cael ei bennu cyn rhaglen ddigideiddio ac yna dinistrio dogfennau ewyllys papur gwreiddiol. Mae’n bosibl y cynhelir ymgynghoriad cyhoeddus pellach, mwy cyfyngedig, ar y meini prawf/canllawiau ar gyfer dynodi ewyllysiau enwog maes o law.

Cwestiwn 9: A ydych yn cytuno â’r egwyddor y dylid cadw ewyllysiau pobl enwog yn y ffurf bapur wreiddiol ar gyfer diddordeb hanesyddol?

Cwestiwn 10: A oes gennych unrhyw awgrymiadau cychwynnol ynglŷn â’r meini prawf y dylid eu mabwysiadu ar gyfer nodi pobl enwog/hanesyddol y dylid cadw eu dogfen ewyllys bapur wreiddiol yn barhaol?

Cyfnod cadw ar gyfer dogfennau eraill a gyflwynir ar gyfer profiant i gefnogi ewyllysiau

53. Mater arall yw ystod y dogfennau sy’n cael eu cadw ar hyn o bryd gan y Cofrestrfeydd Profiant. Mae’r darn a ganlyn o’r Atodlen Cadw a Gwaredu Cofnodion ar gyfer Cofrestrfeydd Profiant^[4] yn dangos graddfa ac ystod y dogfennau sy’n cael eu storio yn barhaol ar hyn o bryd. Mae’n amlinellu ystod eang o ddogfennau ategol a allai gael eu cyflenwi gyda cheisiadau profiant, ond o ran gofynion deddfwriaethol ar gyfer archwilio cyhoeddus, dim ond ewyllysiau a chodisiliau^[5] y mae angen eu cadw. O ganlyniad, mae’r ddadl dros ddiwygio’r modd y caiff ewyllysiau eu storio yn wahanol i’r dull ar gyfer storio dogfennau ategol a gallai’r dull gweithredu ar gyfer y ddau fod yn wahanol.

Cofnodion unigryw a gedwir gan y Cofrestrfeydd Profiant

Disgrifiad o gofnodion
a) Ewyllysiau a grantiau cynrychiolaeth ers 1858
b) Achosion y rhoddwyd y gorau iddynt
c) Ffurflenni Ymwrthod
d) Gwysion
e) Profiant wedi’i wrthod
f) Gwysion i roi tystiolaeth mewn llys (subpoenas)

Polisi cadw: Cadw’r canlynol yn barhaol:

• Ewyllysiau a grantiau cynrychiolaeth (gan gynnwys recordiadau fideo o lofnodion wedi’u tystio)
• Datganiadau o Wirionedd
• Codisiliau
• Ymwrthodiadau (dirymiadau)
• Copi cymen o brofiant
• Atwrniaethau (neu bŵer cydsynio)
• Rheswm dros oedi
• Addasu grant
• Pob achos llys genedigaeth, marwolaeth a phriodas (ysgaru, mabwysiadu, ac yn y blaen)
• Gweithred newid enw
• Affidafidau ategol a datganiadau tystion
• Rhestr eiddo a chofnod o ystadau
• Gorchymyn domisil
• Ewyllysiau ffug a gwaith papur cysylltiedig
• Copïau notarïol neu swyddogol o ewyllysiau tramor
• Copïau swyddogol o ddogfennau ymddiried
• Copïau notarïol neu swyddogol o dystysgrifau etifeddu

Cadw pob dogfen arall am 50 mlynedd ac yna eu dinistrio.

54. Hoffai’r Llywodraeth glywed barn ynglŷn â’r cwestiwn a ellir gwneud achos arbennig dros gadw unrhyw rai o’r dogfennau ategol – er enghraifft, a ddylid cadw copïau notarïol o ewyllysiau tramor.

11: A ydych yn cytuno mai’r unig ddogfennau y dylai’r Cofrestrfeydd Profiant eu cadw’n barhaol yw ewyllysiau a chodisiliau o’r dogfennau a gyflwynwyd i gefnogi cais profiant? Eglurwch os gwelwch yn dda, os ydych yn amlinellu achos dros gadw unrhyw ddogfennau eraill.

Byddem yn croesawu ymatebion i’r cwestiynau a ganlyn a amlinellwyd yn y papur ymgynghori hwn.

Cwestiwn 1: A ddylid cadw’r gyfraith bresennol sy’n darparu ar gyfer archwilio ewyllysiau?

Cwestiwn 2: A oes unrhyw ddiwygiadau y byddech yn eu hawgrymu i’r gyfraith bresennol sy’n galluogi archwilio ewyllysiau?

Cwestiwn 3: A oes unrhyw resymau pam y dylai’r Uchel Lys storio dogfennau ewyllys papur gwreiddiol yn barhaol, yn hytrach na dim ond cadw copi wedi’i ddigideiddio o’r deunyddiau hynny?

Cwestiwn 4: A ydych yn cytuno y gellir dinistrio dogfennau papur gwreiddiol (o 1858 ymlaen) ar ôl cyfnod penodol (ac eithrio yn achos unigolion enwog)? A oes dewisiadau eraill, yn ymwneud â’r sector cyhoeddus neu breifat, y gallwch eu hawgrymu yn lle eu dinistrio?

Cwestiwn 5: A ydych yn cytuno bod copïau papur a chopïau digidol o ewyllysiau yn gyfwerth fel bod modd defnyddio Deddf Cyfathrebiadau Electronig 2000?

Cwestiwn 6: A oes unrhyw faterion eraill sy’n uniongyrchol gysylltiedig â chadw ewyllysiau digidol neu bapur nad ydynt yn cael eu cynnwys gan y bwriad i ymarfer y pwerau yn Neddf Cyfathrebiadau Electronig 2000 y credwch bod eu hangen?

Cwestiwn 7: Os bydd y Llywodraeth yn mynd ar drywydd cadw yn barhaol gopi digidol yn unig o ddogfen ewyllys, a ddylai geisio diwygio’r ddeddfwriaeth sylfaenol drwy gyflwyno Bil ynteu wneud hynny dan Ddeddf Cyfathrebiadau Electronig 2000?

Cwestiwn 8: Os bydd y Llywodraeth yn newid i gopïau digidol yn unig o ddogfennau ewyllys gwreiddiol, beth yn eich barn chi ddylai’r cyfnod cadw fod ar gyfer yr ewyllysiau papur gwreiddiol? Rhowch resymau a nodwch beth yn eich barn chi ddylai’r cyfnod cadw lleiaf fod ac a ydych o’r farn fod awgrym y Llywodraeth o 25 mlynedd yn rhesymol.

Cwestiwn 9: A ydych yn cytuno â’r egwyddor y dylid cadw ewyllysiau pobl enwog yn y ffurf bapur wreiddiol ar gyfer diddordeb hanesyddol?
Cwestiwn 10: A oes gennych unrhyw awgrymiadau cychwynnol ynglŷn â’r meini prawf y dylid eu mabwysiadu ar gyfer nodi pobl enwog/hanesyddol y dylid cadw eu dogfen ewyllys bapur wreiddiol yn barhaol?

Cwestiwn 11: A ydych yn cytuno mai’r unig ddogfennau y dylai’r Cofrestrfeydd Profiant eu cadw’n barhaol yw ewyllysiau a chodisiliau o’r dogfennau a gyflwynwyd i gefnogi cais profiant? Eglurwch os gwelwch yn dda, os ydych yn amlinellu achos dros gadw unrhyw ddogfennau eraill.

Cwestiwn 12: A ydych yn cytuno ein bod wedi nodi’n gywir ystod a graddau’r effeithiau ar gydraddoldeb dan bob un o’r cynigion hyn a amlinellwyd yn yr ymgynghoriad hwn? Rhowch resymau a thystiolaeth o effeithiau eraill ar gydraddoldeb fel y bo’n briodol.

Diolch am gymryd rhan yn yr ymarfer ymgynghori hwn.

Gwybodaeth amdanoch chi

Defnyddiwch yr adran hon i gyflwyno gwybodaeth amdanoch chi

Enw llawn

Teitl eich swydd neu ym mha gapasiti rydych yn ymateb i’r ymarfer ymgynghori hwn (e.e., aelod o’r cyhoedd, ac yn y blaen)

Dyddiad

Enw’r cwmni/sefydliad (os yw’n berthnasol):

Cyfeiriad

Cod post

Os hoffech i ni gydnabod ein bod wedi cael eich ymateb, ticiwch y blwch hwn (Ticiwch y blwch)

Y cyfeiriad y dylid anfon y gydnabyddiaeth iddo, os yw’n wahanol i’r uchod

Os ydych chi’n cynrychioli grŵp, dywedwch wrthym beth yw enw’r grŵp a rhowch grynodeb o’r bobl neu’r sefydliadau rydych chi’n eu cynrychioli.

Manylion cysylltu/Sut i ymateb

Anfonwch eich ymateb erbyn 23 Chwefror 2024 i:
Will Storage consultation
Ministry of Justice
Civil Justice and Law Division,
Postpoint 5.25
102 Petty France
Llundain SW1H 9AJ
Ebost: civil_justice_poli@justice.gov.uk

Cwynion neu sylwadau

Os oes gennych unrhyw gwynion neu sylwadau am y broses ymgynghori, dylech gysylltu â’r Weinyddiaeth Gyfiawnder yn y cyfeiriad uchod.

Copïau ychwanegol

Gellir cael rhagor o gopïau papur o’r ymgynghoriad hwn o’r cyfeiriad hwn, ac mae hefyd ar gael ar-lein yn https://consult.justice.gov.uk/.

Gallwch ofyn am fersiynau o’r cyhoeddiad hwn mewn fformat arall gan civil_justice_poli@justice.gov.uk.

Cyhoeddi ymateb

Cyhoeddir papur yn crynhoi’r ymatebion i’r ymgynghoriad hwn yn haf 2024. Bydd y papur ymateb ar gael ar-lein yn https://consult.justice.gov.uk/.

Grwpiau cynrychioliadol

Gofynnir i grwpiau cynrychioliadol roi crynodeb o’r bobl a’r sefydliadau y maent yn eu cynrychioli wrth ymateb.

Cyfrinachedd

Efallai y bydd gwybodaeth a ddarperir mewn ymateb i’r ymgynghoriad hwn, gan gynnwys gwybodaeth bersonol, yn cael ei chyhoeddi neu ei datgelu yn unol â’r cyfundrefnau mynediad at wybodaeth (y rhain yn bennaf yw Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000, Deddf Diogelu Data 2018, y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR) a Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004).

Os ydych am i’r wybodaeth a ddarperir gennych gael ei thrin yn gyfrinachol, dylech fod yn ymwybodol, o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth, bod Cod Ymarfer statudol y mae’n rhaid i awdurdodau cyhoeddus gydymffurfio ag ef ac sy’n delio, ymysg pethau eraill, â rhwymedigaethau cyfrinachedd. Oherwydd hyn, byddai’n fuddiol pe gallech esbonio wrthym pam eich bod yn credu bod yr wybodaeth a ddarparwyd gennych yn gyfrinachol. Os byddwn yn cael cais i ddatgelu’r wybodaeth, rhoddwn ystyriaeth lawn i’ch esboniad, ond ni allwn addo y gellir cynnal cyfrinachedd dan bob amgylchiad. Ni fyddwn yn ystyried ymwadiad cyfrinachedd awtomatig a gynhyrchir gan eich system TG, ynddo’i hun, yn un sy’n rhwymo’r Weinyddiaeth.

Bydd y Weinyddiaeth yn prosesu eich data personol yn unol â’r Ddeddf Diogelu Data, a gan amlaf, bydd hyn yn golygu na chaiff eich data personol eu datgelu i drydydd partïon.

Asesiad o gydraddoldeb a’r iaith Gymraeg

Asesiad o gydraddoldeb

Dan Ddyletswydd Cydraddoldeb y Sector Cyhoeddus yn Neddf Cydraddoldeb 2010 mae’n ofynnol i Weinidogion y Weinyddiaeth Gyfiawnder a llunwyr polisïau ystyried effeithiau cydraddoldeb cynigion polisi mewn cysylltiad â’r canlynol:

(a) dileu gwahaniaethu, aflonyddu, erlid ac unrhyw ymddygiad arall sydd wedi ei wahardd gan Ddeddf Cydraddoldeb 2010 neu o dan y ddeddf honno;

(b) hybu cyfle cyfartal rhwng pobl sy’n rhannu nodwedd warchodedig berthnasol a phobl nad ydynt yn ei rhannu;

(c) meithrin cysylltiadau da rhwng pobl sy’n rhannu nodwedd warchodedig berthnasol a phobl nad ydynt yn ei rhannu.

Gwahaniaethu uniongyrchol Credwn nad yw’r cynnig i gyflwyno copïau digidol yn unig o ddogfennau ewyllys gwreiddiol yn debygol o fod yn uniongyrchol wahaniaethol ac nad yw’n debygol o drin pobl yn llai ffafriol oherwydd nodwedd warchodedig.

Gwahaniaethu anuniongyrchol

Credwn nad yw cyflwyno copïau digidol yn unig o ddogfennau ewyllys gwreiddiol yn debygol o fod yn anuniongyrchol wahaniaethol gan nad yw’n debygol o arwain at anfantais benodol i bobl sydd â nodwedd warchodedig o gymharu â phobl nad oes ganddynt y nodwedd warchodedig.

Gwahaniaethu sy’n deillio o anabledd a dyletswydd i wneud addasiad rhesymol

Nid ydym yn credu y byddai cyflwyno copïau digidol yn unig o ddogfennau ewyllys gwreiddiol yn arwain at wahaniaethu sy’n deillio o anabledd nac ychwaith bod angen gwneud rhagor o addasiadau rhesymol i’r gwasanaeth archwilio ewyllysiau presennol.

Aflonyddu ac erlid

Nid ydym yn credu bod risg o aflonyddu neu erlid oherwydd y cynigion hyn.

Hybu cyfle cyfartal Nid ydym yn credu bod y cynigion hyn yn effeithio ar y ddyletswydd i hybu cyfle cyfartal drwy ddiwallu anghenion hawlwyr sy’n rhannu nodwedd benodol, lle mae’r anghenion hynny’n wahanol i angen y rhai nad ydynt yn rhannu’r nodwedd honno.

Meithrin cysylltiadau da

Rydym wedi ystyried yr angen i feithrin cysylltiadau da rhwng pobl sy’n rhannu nodweddion gwarchodedig penodol a’r rhai nad ydynt yn eu rhannu mewn cysylltiad ag effaith y cynigion hyn ar y ddyletswydd honno. Hoffem ddeall a oes materion cydraddoldeb eraill nad ydym wedi eu hystyried eto.

Cwestiwn 12: A ydych yn cytuno ein bod wedi nodi’n gywir ystod a graddau’r effeithiau ar gydraddoldeb dan bob un o’r cynigion a amlinellwyd yn yr ymgynghoriad hwn? Rhowch resymau a thystiolaeth o effeithiau eraill ar gydraddoldeb fel y bo’n briodol.

Prawf Effaith ar yr Iaith Gymraeg

Rydym wedi ystyried a oes unrhyw ganlyniadau ieithyddol i’r diwygiadau mewn cysylltiad â gwasanaethau a ddarperir i bobl Cymru, ond wedi dod i’r casgliad nad oes rhai. Mae hyn oherwydd na fydd y diwygiadau yn arwain at newidiadau i’r system bresennol o archwilio a chael copïau o ewyllysiau gan fod hyn yn cael ei wneud drwy greu copi digidol.

Gellir gwneud y broses o wneud cais am brofiant drwy gyfrwng y Gymraeg.

Egwyddorion ymgynghori

Mae’r egwyddorion y dylai adrannau’r Llywodraeth a chyrff cyhoeddus eraill eu mabwysiadu ar gyfer ymgysylltu â rhanddeiliaid wrth ddatblygu polisi a deddfwriaeth wedi’u nodi yn Egwyddorion Ymgynghori 2018 Swyddfa’r Cabinet sydd ar gael yma:

https://assets.publishing.service.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment_data/file/691383/Consultation_Principles__1_.pdf

E03035262

978-1-5286-4606-2

Nodiadau

1. Nodwch: Copi hanesyddol o ddogfen ymgynghori Llywodraeth y DU yw hon. Mae'r ymgynghoriad wedi dod i ben. Does dim budd i'w llenwi na gyrru ymateb i'r llywodraeth bellach.
2. Cyhoeddwyd yr ymateb ar 08 Ionawr 2025
3. https://www.nationalarchives.gov.uk/help-with-your-research/research-guides/famous-wills-1552-1854/
4. https://www.gov.uk/government/publications/record-retention-and-disposition-schedules
5. Mae codisil yn ddogfen sy’n gwneud ychwanegiad neu newid i ewyllys ac mae angen yr un prosesau ffurfiol ag wrth wneud ewyllys (e.e., llofnodi a thystio).