Storio a Chadw dogfennau Ewyllys
Crynodeb Gweithredol o Ymateb y Llywodraeth
Cefndir
Cyhoeddwyd y papur ymgynghori Storio a Chadw dogfennau Ewyllys ar 15 Rhagfyr 2023. Roedd yn gwahodd sylwadau ar newidiadau posibl i'r gofyniad statudol presennol fod ewyllysiau gwreiddiol a dogfennau ategol yn cael eu cadw gan yr Uchel Lys i'w harchwilio am gyfnod amhenodol.
Y cynnig oedd, ar ôl cyfnod penodol (awgrymodd yr ymgynghoriad 25 mlynedd) mai dim ond copïau digidol llawn o ewyllysiau a fyddai'n cael eu cadw, a byddai'r dogfennau papur yn cael eu dinistrio unwaith y byddant wedi'u digideiddio. Y cyddestun ariannol a oedd yn llywio’r cynnig oedd y ffaith bod GLlTEF ar hyn o bryd yn talu £4.5 miliwn y flwyddyn i gontractwyr storio ewyllysiau a dogfennau ategol, gyda'r archif ewyllysiau o 110 miliwn yn cynyddu o ran maint a chost bob blwyddyn. Roedd yr ymgynghoriad hefyd yn cynnig y dylid cadw ewyllysiau ffigurau cyhoeddus nodedig a gwahoddwyd pobl i roi eu barn ar y meini prawf ar gyfer hyn.
Daeth y cyfnod ymgynghori i ben ar 23 Chwefror 2024 ac mae'r crynodeb gweithredol hwn yn crynhoi'r ymatebion a sut y dylanwadodd y broses ymgynghori ar ddatblygu ymhellach y polisi yr ymgynghorwyd arno.
Crynodeb o'r ymatebion
Cafwyd cyfanswm o bron i 1600 o ymatebion i'r papur ymgynghori. O'r rhain, roedd y mwyafrif helaeth gan aelodau unigol o'r cyhoedd, a nifer gan haneswyr teulu neu olrheinwyr achau. Cafwyd ymatebion cynrychiadol gan nifer o sefydliadau; yn enwedig cyrff cyfreithiol proffesiynol, cyrff proffesiynol rheoli archifau a chofnodion a chymdeithasau hanes teulu.
Roedd yn amlwg bod yr ymgynghoriad wedi ennyn cryn ddiddordeb ymysg nifer o bobl a oedd yn bryderus ynghylch cadw dogfennau gwreiddiol ag iddynt werth hanesyddol ac emosiynol. Roedd mwyafrif helaeth o'r ymatebion yn gwrthwynebu'n chwyrn unrhyw fwriad i ddinistrio ewyllysiau gwreiddiol. Tynnodd yr ymatebwyr sylw at nifer o ffactorau, a oedd yn cynnwys y cysylltiad cynhenid â'r gorffennol y mae ewyllysiau'n eu cynrychioli ond hefyd darddiad dogfen wreiddiol fel prawf cyfreithiol o ddymuniadau ewyllyswr.
Roedd mwyafrif yr ymatebwyr yn gefnogol i ddigideiddio ewyllysiau, ond roedd bron pob un am weld y rhain fel copïau ychwanegol at y dogfennau gwreiddiol. Pwrpas hyn yn rhannol oedd gwarchod rhag y posibilrwydd o golli’r rhai gwreiddiol ond hefyd i sicrhau ei bod yn haws i’r cyhoedd gael mynediad atynt a’u gweld.
Mynegodd nifer fawr o ymatebwyr bryderon ynghylch digideiddio fel modd o gynnig cofnod parhaol o ewyllys neu ddogfen arall. Roedd y pryderon yn ymwneud ag amrywiaeth eang o agweddau. Dyma’r themâu mwyaf cyffredin:
